Hoạt động hội chợ, triển lãm thương mại là một trong những hình thức xúc tiến thương mại phổ biến, giúp doanh nghiệp quảng bá sản phẩm, dịch vụ, tìm kiếm đối tác và mở rộng thị trường. Tuy nhiên, trước khi tổ chức hội chợ, triển lãm thương mại tại Việt Nam, doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục đăng ký theo quy định của pháp luật.

1. Doanh nghiệp nào được quyền tổ chức hội chợ triển lãm thương mại?

Theo khoản 1 Điều 131 Luật Thương mại 2005 sửa đổi, bổ sung năm 2025, thương nhân Việt Nam, chi nhánh của thương nhân Việt Nam và chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam có quyền trực tiếp tổ chức hoặc tham gia hội chợ, triển lãm thương mại đối với hàng hóa, dịch vụ mà mình kinh doanh.

Bên cạnh đó, khoản 1 Điều 28 Nghị định số 81/2018/NĐ-CP quy định chi tiết Luật Thương mại về hoạt động xúc tiến thương mại (“Nghị định 81/2018/NĐ-CP”) quy định thương nhân tổ chức hội chợ, triển lãm thương mại có các nghĩa vụ chính sau:

• Đăng ký tổ chức hội chợ, triển lãm thương mại với cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền;
• Có trách nhiệm giải quyết khiếu nại, phản ánh của người tiêu dùng hoặc tổ chức, cá nhân về hội chợ, triển lãm thương mại; về hàng hóa trưng bày tại hội chợ, triển lãm thương mại;
• Cung cấp đến thương nhân tham gia đầy đủ, chính xác thông tin liên quan đến việc tham gia hội chợ, triển lãm thương mại, các hoạt động trong khuôn khổ hội chợ, triển lãm thương mại ngoài hoạt động trưng bày hàng hóa;
• Các nghĩa vụ khác theo quy định tại Điều 139, Điều 140 Luật thương mại.

2. Trường hợp phải thực hiện thủ tục đăng ký

Theo quy định tại khoản 1 Điều 29 Nghị định số 81/2018/NĐ-CP, thương nhân tổ chức hội chợ, triển lãm thương mại tại Việt Nam (trừ các hoạt động thuộc chương trình, hoạt động xúc tiến thương mại do Thủ tướng Chính phủ, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quyết định) phải thực hiện thủ tục đăng ký với cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

Đối với hoạt động hội chợ, triển lãm thương mại được tổ chức tại Việt Nam, hồ sơ đăng ký được nộp tại Sở Công Thương theo quy định tại điểm a khoản 2 Điều 29 Nghị định số 81/2018/NĐ-CP.

3.  Thời hạn đăng ký tổ chức hội chợ, triển lãm thương mại

Theo điểm a khoản 4 Điều 29 Nghị định số 81/2018/NĐ-CP, thương nhân phải thực hiện đăng ký:

• Sớm nhất: 365 ngày trước ngày khai mạc, hội chợ;
• Chậm nhất: 30 ngày trước ngày khai mạc hội chợ, triển lãm.

Thời điểm xác định việc nộp hồ sơ được căn cứ vào ngày ghi nhận trên vận đơn bưu điện, giấy tiếp nhận hồ sơ hoặc ngày ghi nhận trên hệ thống dịch vụ công trực tuyến, tùy theo hình thức nộp hồ sơ.

4. Hình thức và hồ sơ đăng ký

Theo khoản 3 Điều 29 Nghị định số 81/2018/NĐ-CP và Nghị quyết số 19/2026/NQ-CP về cắt giảm, phân cấp, đơn giản hóa thủ tục hành chính, điều kiện kinh doanh thuộc phạm vi quản lý của Bộ Công thương (“Nghị quyết số 19/2026/NQ-CP”), thương nhân có thể lựa chọn một trong các hình thức đăng ký sau: Thông qua dịch vụ bưu chính công ích theo quy định của Thủ tướng Chính phủ, qua thuê dịch vụ của doanh nghiệp, cá nhân hoặc qua ủy quyền theo quy định của pháp luật; Trực tuyến tại Cổng Dịch vụ công quốc gia

Theo khoản 5 Điều 29 Nghị định số 81/2018/NĐ-CP, hồ sơ đăng ký bao gồm:

• 01 Đăng ký tổ chức hội chợ, triển lãm thương mại theo Mẫu số 10 ban hành kèm theo Nghị định số 81/2018/NĐ-CP;
• 01 Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư, Quyết định thành lập hoặc giấy tờ pháp lý tương đương.

5.  Yêu cầu đối với hội chợ, triển lãm thương mại tại Việt Nam

Theo khoản 11 Điều 29 Nghị định số 81/2018/NĐ-CP, hội chợ, triển lãm thương mại tổ chức tại Việt Nam phải đáp ứng các yêu cầu sau:

• Hàng hóa được trưng bày, giới thiệu trong các gian hàng tiêu chuẩn có kích thước tiêu chuẩn (3m x 3m) hoặc khu vực tương đương nhiều gian hàng tiêu chuẩn;
• Địa điểm tổ chức phải bảo đảm các dịch vụ thiết yếu như điện, nước, an ninh và vệ sinh.

6.  Thời hạn giải quyết hồ sơ

Theo khoản 7 Điều 29 Nghị định số 81/2018/NĐ-CP và Điều XII Phần A Mục 2 Phụ Lục III Nghị quyết số 19/2026/NQ-CP, trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, cơ quan nhà nước có thẩm quyền sẽ có văn bản xác nhận hoặc không xác nhận việc đăng ký tổ chức hội chợ, triển lãm thương mại.

Trường hợp từ chối xác nhận, cơ quan có thẩm quyền phải nêu rõ lý do.

7.  Nghĩa vụ báo cáo sau khi kết thúc hội chợ, triển lãm

Theo khoản 10 Điều 29 Nghị định số 81/2018/NĐ-CP, trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày kết thúc hội chợ, triển lãm thương mại, thương nhân phải gửi báo cáo kết quả tổ chức hội chợ, triển lãm theo Mẫu số 14 ban hành kèm theo Nghị định số 81/2018/NĐ-CP đến cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền.

8. Một số lưu ý quan trọng

• Thứ nhất, hiện nay, pháp luật không quy định giới hạn thời gian tổ chức hội chợ, triển lãm thương mại. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần bảo đảm địa điểm tổ chức hội chợ, triển lãm thuộc danh mục địa điểm được phép tổ chức hội chợ, triển lãm thương mại do Ủy ban nhân dân cấp tỉnh công bố theo khoản 13 Điều 29 Nghị định số 81/2018/NĐ-CP và yêu cầu về việc tổ chức hộ chợ, triển lãm tại Việt Nam.
• Thứ hai, doanh nghiệp có nhu cầu tổ chức hội chợ, triển lãm thương mại cần bảo đảm ngành nghề kinh doanh phù hợp với hoạt động dự kiến thực hiện. Theo đó, doanh nghiệp nên đăng ký ngành nghề “Tổ chức giới thiệu và xúc tiến thương mại” (mã ngành VSIC 8230), bao gồm hoạt động tổ chức hội chợ, triển lãm thương mại theo quy định của Hệ thống ngành kinh tế Việt Nam.
• Thứ ba, đối với nhà đầu tư nước ngoài, tổ chức kinh tế có vốn đầu tư nước ngoài, ngoài việc thực hiện thủ tục đăng ký tổ chức hội chợ, triển lãm thương mại theo quy định của Luật Thương mại và Nghị định số 81/2018/NĐ-CP, nhà đầu tư còn cần xem xét việc đáp ứng các điều kiện đầu tư, kinh doanh và thực hiện các thủ tục liên quan theo quy định tại Nghị định số 09/2018/NĐ-CP quy định chi tiết luật thương mại và luật quản lý ngoại thương về hoạt động mua bán hàng hóa và các hoạt động liên quan trực tiếp đến mua bán hàng hóa của nhà đầu tư nước ngoài, tổ chức kinh tế có vốn đầu tư nước ngoài tại Việt Nam.

Việc tuân thủ đầy đủ các quy định về đăng ký và tổ chức hội chợ, triển lãm thương mại không chỉ giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro pháp lý mà còn góp phần bảo đảm sự kiện được triển khai thuận lợi, chuyên nghiệp và hiệu quả.